オンラインストレージとは？導入メリットと企業向けに選ぶポイントを解説

セキュリティ対策としてオンラインストレージの利用を考えたことはないでしょうか。
この記事では、オンラインストレージの仕組みや導入メリットについて解説していきます。

オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは

オンラインストレージとは、個人PCのローカルフォルダーやUSBメモリー、外付けハードディスクドライブなどの物理的なストレージ（データ保管庫）ではなく、インターネット上のストレージのことを指しています。

近年、ファイルの保存を物理的なストレージからオンラインストレージに切り替える企業が増えています。しかし、オンラインストレージについてまだよく分からないという方も多いのではないでしょうか。

オンラインストレージとはそもそもどういう仕組みなのか、なぜ切り替える企業が増えているのか、この記事で詳しく解説していきます。

オンラインストレージ（クラウドストレージ）の仕組み

前述したとおりオンラインストレージとは「インターネット上（オンライン）のデータ保管庫（ストレージ）」のことです。

オンラインストレージは現在、国内外のさまざまな運営会社によってサービスとして提供されています。オンラインストレージを利用するためには、オンラインストレージをサービスとして提供している運営会社と契約が必要です。

運営会社がオンライン上のサーバーを管理しており、利用者側はそのサーバー上のストレージを借りる形でデータを保管する、という仕組みです。

なお、クラウドストレージという言葉が使われることもありますが、基本的にオンラインストレージと同じ意味合いです。

オンラインストレージを導入するメリット

なぜデータ管理をオンラインストレージに切り替える企業が増えているのでしょうか？
それは、オンラインストレージには既存の物理的な媒体を使ったデータ保管・管理手法にはない多くのメリットが存在するからです。
メリットについて確認する前に、前提知識としてオンラインストレージの特徴について確認しておきましょう。

• 許可された人なら誰でもアクセスできる。
• 許可されていない人はアクセスできない。
• サーバーの管理は運営会社が行っている。

上記のような特徴が、数々のメリットを生んでいるのです。
ここでは、具体的なメリットについて確認していきましょう。

データを一括管理でき社内外で共有できる

オンラインストレージでは、データの管理元を一元化できる、というのが大きな利点です。

従来のファイル管理としては、個人PCのローカルフォルダーに保存して必要に応じてメールなどでデータを送る、USBメモリーや外付けハードディスクドライブに保存して貸し借りする、といった方法があります。

従来のファイル管理には、以下のような課題がありました。

• 「最新ファイル」が各社員のPCの中にそれぞれ存在しており、どれが本当の最新バージョンか分からない。
• 重要なデータが入ったハードディスクが社内で行方不明になる。
• 社外とデータをやり取りする場合に、ハードディスクを配達しなければならない。

オンラインストレージではこれらの問題を解消できるのです。

また副次的なメリットとして、ファイルをオンライン上で共有できるため、資料印刷の手間がなくなりペーパーレス化を推進しやすくなるということも挙げられます。

アクセス管理ができるので情報漏洩のリスクを減らせる

オンラインストレージの大きな利点としてもう1つあげられるのが、セキュリティ面でのリスクを低減できるという点です。

情報漏洩の際に気をつけるべき大きなポイントは、以下の二点です。

• 悪意ある第三者が情報を抜き取りやすい状態にしないこと。
• うっかりミスで情報漏洩してしまう可能性を低くすること。

オンラインストレージでは、保管されているデータへのアクセスに制限をかけるなどの管理が容易にできるため、部外者がアクセスする可能性を限りなく低くできます。

物理的なPCやハードディスクドライブ上にデータがあるわけではないので、置き忘れなどによる盗難リスクもありません。

誰がファイルにアクセスしたかも記録できるうえ、うっかり更新を間違った人がいてもファイルの変更をもとに戻すことも可能です。

アクセス者が記録されていることから、データにアクセスしている社員のセキュリティ意識も高まるかもしれません。

サーバー管理工数を抑えることができる

自社でファイルサーバーを所有する場合、サーバーを運用するための管理工数がかかります。
一方、オンラインストレージの場合は、サーバー管理は運営会社が行っているため、自社の管理工数はかかりません。

さらに、オンラインストレージは小さい容量からでも契約できるため、低い導入コストで始められる点も魅力的です。容量や使い方をカスタマイズしたり、あとから容量を増やすことも可能です。

気になったら、まずはお試しとして小さい容量で利用してみて、その後、容量を増やして本格的に運用を開始する、という導入の仕方も可能なのです。

また、利用するうちにデータ容量が不足しても、柔軟に容量を増やすことで対応できます。これは、物理的なハードディスクドライブをデータ管理に利用している場合はなかなか難しいことです。

オンラインストレージで防げたはずの事故

2022年の6月、ある地方自治体で担当者がUSBメモリーを紛失し、約46万人もの個人情報が漏洩した可能性があることが話題となりました。
直接的な原因は、担当者が個人情報の入ったUSBメモリーを所持したまま泥酔し、紛失したことです。間接的な原因には、セキュリティ教育の徹底不足やセキュリティ意識の低さなどが挙げられるでしょう。

しかし、根本的な要因としては、「物理的な媒体に情報を保存していたこと」が挙げられるのではないでしょうか。
物理的な媒体に保存している限り、USBメモリーの紛失をはじめ、重要情報が入ったPCや外付けハードディスクドライブを置き忘れてしまうような、情報漏洩リスクを避けることはできません。

また、どれだけ気をつけていても場合によっては盗難されてしまうケースもあります。
別の地方自治体では、役場庁舎でノートPCでの作業を行っていたところ、休憩中にPCを盗まれてしまった、という情報漏洩事故が発生しています。

これらは、オンラインストレージ上でデータを管理していれば防げたのではないでしょうか。
オンラインストレージ上でファイルの編集ができるタイプのサービスであれば、PCには一切の個人情報や業務情報を保持せず、作業する際にオンラインストレージ上でのみデータのやりとりを行う、という方法がとれます。
オンラインストレージは、情報漏洩リスクを低減させるという観点からも優れた手法であるといえるでしょう。

オンラインストレージを選ぶ際にチェックしたいポイント

ここまでは、オンラインストレージのメリットについて確認してきました。

メリットばかりのように感じられるかもしれませんが、気をつけておきたい点も存在しています。
ある程度のポイントを押さえておかなければ、せっかく導入してもうまく使いこなせない可能性もあります。

ここでは、オンラインストレージを選ぶポイントとして何をチェックすべきか、解説していきます。

ストレージ容量は自社に適切か

ストレージの容量が小さすぎて足りなくなったり、あるいは大きすぎて持て余したりしないか、確認しておきましょう。

将来的なデータの増加も見越して、後から容量を増やすことができるサービス、または最初から容量無制限のサービスを利用することをおすすめします。

社内・取引先とのコンテンツ共有が簡単にできるか

ファイル共有の方法がどのような形式なのか、知っておきましょう。過剰なセキュリティ対策で使いにくくないか、外部への共有は可能か、どうやって行うのか、という観点でチェックするといいでしょう。

セキュリティ対策が考慮されている

過剰なセキュリティ対策で使いにくくないかチェックしておきたい、とは前述のとおりです。
しかし、必要なセキュリティ対策は行うべきでしょう。

PCやハードディスクドライブなどのストレージとは異なり物理的な盗難のリスクがないオンラインストレージですが、セキュリティ的なリスクがゼロというわけではないためです。

どのようなセキュリティ対策が施されているのか、またどういった使い方にリスクがあるのかチェックしておきましょう。
これらは、本格的に導入された際、社員へのセキュリティ研修などで必要となる情報です。

モバイルにも対応しているか

PCからだけでなく、スマートフォンによる操作を行いたくなる機会もあるでしょう。
出張中やリモート作業中、出先の移動中に急に確認する必要が発生した場合などです。

スマートフォンやタブレットなど、モバイル端末でのアクセスや利用に対応しているかも確認しておきましょう。

オンラインストレージのおすすめ

ここまでは、オンラインストレージを選ぶ際のポイントを解説してきました。これらのポイントを満たすサービスにはどのようなものがあるのでしょうか。

ここでは、Webで注文可能な2つのおすすめサービスをその特徴とともにご紹介します。

Bizストレージ ファイルシェア 1GB お手軽導入プラン

1つめのおすすめサービスは「Bizストレージ ファイルシェア 1GB お手軽導入プラン」です。

このサービスを利用することで、情報漏洩のリスクを大きく抑え、なおかつ、わずらわしい大容量ファイルの送受信に時間を取られるということも減らすことができます。

Bizストレージ ファイルシェア 1GB お手軽導入プランがおすすめの理由

主に以下の理由からBizストレージ ファイルシェア 1GB お手軽導入プランをおすすめします。

• 国内のデータセンターで24時間監視しており、セキュリティ対策面で安心できる。
• 1つのサービスに「ファイル送受信」と「共有フォルダー」の両方の機能がついている。
• 1回の送信で、メールで送信するのは難しい1GBの容量を送信できる。
• 上長への承認依頼や供覧機能があるため、チェック体制の構築も容易。
• 「誰がいつ、どのファイルを、何回ダウンロードしたか」の記録が残るため、問題が起きてもスピーディーに解決できる。

Bizストレージ ファイルシェア 1GB お手軽導入プランが役立つ場面

• 画像データや動画データを張り込んだプレゼン資料を共有したいとき。
• 比較的容量が大きいデータを送りたいとき。
• 契約書や注文データなど、機密性が高いデータを安全に送りたいとき。

何か1つでも気になる用途があった方は、ぜひ検討してみてください。

料金

1GBのプラン料金は以下のとおりです。

なお、簡単な手続きで2GBへアップグレードすることも可能です。
まずは1GBでお試しすることをおすすめします。
下記ボタンからWebで申し込みができます。

Box over VPN Businessプラン インターネット型(Web限定・1年契約)

2つめのおすすめサービスは「Box over VPN Businessプラン インターネット型(Web限定・1年契約)」です。

これを使えば、情報漏洩のリスクを抑えながら、デスクトップ上にファイルが置かれているのと同じようにファイルを扱うことができます。セキュリティ対策にありがちな、安全だが業務上の手間が増えてしまう、というケースが少ないのが特徴です。

Box over VPN Businessプラン インターネット型(Web限定・1年契約)がおすすめの理由

主に以下の理由からBox over VPN Businessプラン インターネット型(Web限定・1年契約)をおすすめします。

• ストレージの容量が無制限なので、「ファイル消し依頼」や「重要データの削除ミス」がない。
• 社内メンバーと、簡単にかつ安全にファイルの共有ができる。
• SaaSのため、自社でサーバーを管理する費用的＆人的コストが不要になる。
• ヘルプデスクがあり、電話やメールで操作に関する不明点などを質問し解決できる。
• 100種類以上のアプリのプレビューに対応しているので、外出先で手持ちのPCやスマホにアプリがなくてもデータを確認できる。

Box over VPN Businessプラン インターネット型(Web限定・1年契約)が役立つ場面

• 管理や維持が面倒な、社内ファイルサーバーの代替がほしいとき。
• 大容量のデータやりとりをスムーズに行いたいとき。
• 社内会議のペーパーレス化を推し進めたいとき。
• データのやりとりのための無駄な時間を少しでも減らしたいとき。

何か1つでも気になる用途があった方は、ぜひ検討してみてください。

料金

社内メンバーを対象としたBusinessプランの料金は以下のとおりです。

社外メンバーを無制限で招待できるBusiness Plusプランや、さらに高いセキュリティ機能をもつEnterpriseプランも用意されており、切り替えることも可能です。

気になる方は、まずは一度もっともお手軽なBusinessプランからお試しください。
下記ボタンからWebで申し込みができます。