社内コミュニケーションを活性化させるおすすめのツールと活用事例をご紹介！

テレワーク時代に成果を上げ続けるためには、社内コミュニケーションを活性化することが必要不可欠です。この記事では、社内コミュニケーションに関する基礎知識や、活性化のためにおすすめのツールについて解説していきます。

社内コミュニケーションとは？

1人だけで仕事をしているのではない以上、必ず社内コミュニケーションは発生します。
テレワークが推進されるなか、社内コミュニケーション不足による弊害が顕在化するようになってきました。

この記事では、社内コミュニケーションを活性化するために有効な、おすすめのツールをご紹介します。
まずは、社内コミュニケーションの基本的な知識について解説します。

社内コミュニケーションとはどういうものを指すのか

仕事のなかで行われる業務連絡や業務指示、育成などが社内コミュニケーションに含まれるのは理解しやすいでしょう。その他に、一見業務に関係なさそうな何気ない雑談や会議前のアイスブレイクなど、社内で行われるすべてのコミュニケーションが含まれます。
具体的には、以下に示すような内容です。

• 上司からの業務の指示
• 部下からの業務の報告
• 会議での発言
• 同僚や同期へ相談
• 座席や休憩所での雑談

社内コミュニケーションが必要な理由

業務指示や社員の育成などが、社内コミュニケーションであるという点は理解しやすいでしょう。しかし実は、それ以外の雑談なども重要な役割があることが分かってきました。

業務連絡のみの場合、基本的には上下関係における縦のつながりにおける会話しかなされない場合が多く、業務上で最低限必要なコミュニケーションのみになりがちです。

同僚や同期との、部署を超えた横のつながりによるコミュニケーションが、1つの部署では生み出せなかったイノベーションにつながることもあります。

また上司と部下であっても、雑談や近況報告を行うことで部下の心理的安全性を高め、業務効率を上げ、エンゲージメントの向上につながるとも言われています。
そのために1on1制度などが導入されている企業もあるでしょう。

加えて、近年では別の部署の上位職者と一般社員などが関係性をもつ、「斜めのつながり」と呼ばれる関係も社員定着率や業務効率化に関係していることが分かってきました。

このように、業務を効率化するうえでは、あらゆる社内コミュニケーションが必要なのです。

若手社員は苦手？テレワークの普及により希薄化

若手社員は積極的な社内コミュニケーションが苦手で、親密な関係性を嫌うのではないか、と言われることもありますが、それはテレワークがここまで普及する以前の時代の話です。

若手に限らずベテラン社員も、テレワークによって、従来は対面で自然に行われていた雑談などがなくなり、必要最小限の業務上のやりとりのみになってしまったことで、コミュニケーションが不足し、精神的に不安定になってしまうという事例も多く見受けられます。

社内コミュニケーションが希薄になった昨今、積極的に社内コミュニケーションを推奨し、活性化するような取り組みが求められています。そしてそれは、かつて「コミュニケーションが苦手なのかもしれない」といわれていた若手社員にも当てはまるのです。

社内コミュニケーションツール導入のメリット

ここからは、社内コミュニケーションの活性化につながるような、ツールの導入について解説していきます。

かつて、社内で連絡する主な手段はEメールか内線電話でした。しかしITが進歩し、さらにはテレワークも普及したため、今では社内コミュニケーションツールはビジネスチャットツールや社内SNSなどが主流となっています。

社内コミュニケーションツールを導入するメリットはいくつもありますが、代表的なものを紹介していきます。

メンバー個人の業務効率が上がり、チームの作業がはかどる

社内コミュニケーションツールで業務指示や業務連絡を行うことの大きなメリットは、指示内容が文字情報として残ることです。

口頭の説明では聞き逃してしまったり、メモし忘れてしまったりする可能性がありますが、チャットツールなどでの指示はテキストで残るため、何度でも確認できます。
指示を出す側としても、伝え忘れや誤って伝えてしまったことがあった場合は、編集して正しい指示内容に訂正することも可能です。
また、社内コミュニケーションツールにタスク管理機能がついている場合は、重要なタスクには「ピン止め」をして目立たせることができる場合もあるでしょう。

加えてチャットで連絡する場合、相手を待つ必要がないという利点もあります。対面で業務相談を行っていた場合に生じていた「急ぎ相談したいことがあるが、今は忙しそうだから少し様子を見てから話しかけよう」というような「待ち」の時間ロスを減らすことができるのです。

チャットであれば、あらかじめ相談内容を送っておき、相談相手の手が空いた時間でチャット連絡を行うことが可能です。

こういった細かい効率化が重なることで、結果的にチーム全体の作業もはかどるのです。

対面で行っていた会議や確認をオンラインで行い、時間の有効活用ができる

対面で会議を行う場合、会議室の確保や出席者の日程調整に苦労した経験がある方もいるでしょう。

• 重要な議題があるが、明日以降しか会議室を確保できない。
• 電車に遅延が発生したため、会議の出席者が少なく十分な議論ができなかった。
• 意思決定者である部長が今週は出張で不在のため、案件を進められない。

Web会議では、このような問題を解決できます。インターネットに接続できる環境があれば、誰がどこにいても会議に参加できますし、資料の共有も容易です。
前述した、「確認をしたいが、相手が忙しそうだから相談は後にする」といった「待ち」の時間も減らせます。

このように、生まれた時間を有効に使うことができるようになるでしょう。

社内SNSのような使い方で今までにない交流が増える

社内コミュニケーションツールのなかには、社内SNSのような使い方ができるツールもあります。

細かく参加者やチャット部屋を区切ったり、大勢が参加して誰でも発言できる部屋を作ったりといった使い方です。たとえば、「特定の趣味の部屋」や「〇〇県人会」といった、部署に関係ないコミュニティを作ることも可能です。そこでは、ある部署の部長に対して別の部署の新人が何かを教えている、というような近年注目されている「斜めのつながり」の光景も見られるかもしれません。

こういった交流から社員同士に接点が生まれ、そこから個人の人間性や特徴に目が向き、ひいては部署の特徴やどういったことが得意なのかといった知見が蓄積、共有されていきます。

これらは一見するとすぐには業務の役に立たないと感じるかもしれませんが、長い目で見て社員定着率やイノベーションなどに寄与していくでしょう。

社内コミュニケーションツール選定のポイント

では、実際にツールを導入する際、あるいはリプレイスを図る際には、どういった基準で選んだらいいのでしょうか。
ここからは、ツール選定のポイントについて解説していきます。

自社の規模に合うツールか

まず気にしたいのは、自社の規模に合ったツールであるか、という点です。社内コミュニケーションツールには、どの程度のメンバー数（ID数）で運用されるのに適しているかという想定があります。

無料で導入できるものの、10ID以上を登録するには課金が必要というケースもあります。
あるいは、もっとも費用が安いプランにしたものの、機能が限定されていて使いにくいということもあるかもしれません。その場合、ID数の追加は少額の課金で可能であっても、機能を増やすには大きなプラン見直しが必要で費用がかさむ、ということもありえます。

今後数年以内に大規模な増員が予定されているなら「IDを追加しやすいツール」「機能拡張がしやすいツール」が有用である場合もあります。

このように、自社の規模に合ったツールであるか否かは重要なポイントとなるのです。

初めて使う人に分かりやすいマニュアルが整備されているか

社内コミュニケーションツールでもっとも重要なことは、社内に浸透させ、全員に使ってもらうことです。仮に、ツールを使えないメンバーがいると、そのメンバーは業務進行や社内コミュニケーションから置き去りにされてしまい、業務上の停滞につながりかねません。
そのような問題を防ぐためにも、分かりやすいマニュアルが整備されているツールを選ぶというのは選定ポイントの1つです。

なかには、ツール導入を主導する部署が先行して体験し、マニュアルを整備していくということを行う場合もあるでしょう。
しかし、ゼロからマニュアルを整備するよりもあらかじめマニュアルやヘルプが充実しているツールを探すということも検討してみましょう。
マニュアルやヘルプが充実しているツールは、それだけユーザーが使用している情報が蓄積されている証拠でもあり、ツールの効果的な使い方の知見でもあるのです。

また、整備された公式のマニュアルを活用しつつ、前述したようにツール導入者が先行体験し、自社向けにマニュアルをカスタマイズするという方法も有効です。

自社の使うツールと連携できるか

自社で使っているツールと連携できるかどうかという点も、選定ポイントの１つです。自社ですでに導入している各種ツールと連携できるような社内コミュニケーションツールなら、業務上の効率化をスムーズに推し進めることができます。

各種ソフトのプレビューが確認できる、データ連携ができる、などのほか、業務で使うことが多いExcelやスプレッドシートなどと連携できるのであれば、Web会議や業務報告などが容易になります。

おすすめの社内コミュニケーションツール2選と活用事例

ここからは、具体的に選定ポイントを満たしているおすすめツールを紹介します。

Microsoft Teams

まずおすすめしたいのが、Microsoft社が提供するコミュニケーションツール、Microsoft Teamsです。
これはチャット、Web会議、電話ができるツールで、なおかつPCだけでなくスマホからの使用も可能です。
カレンダー登録やファイル管理もでき、なおかつMicrosoft社が提供しているため各種Officeアプリケーションとの連携もしやすくなっているので、社内コミュニケーションはもちろん、外出先やテレワークの需要にも適したツールであるといえるでしょう。ここからは、Microsoft Teamsが含まれているプランを3つ紹介します。

製品紹介①Microsoft 365 Business Basic

近年、働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染が拡大したことで、オフィスに出社せずに仕事ができるテレワークの需要が高まっています。しかし、テレワークを行う際の課題もあります。出社しない、同じ場所にいないため、お互いコミュニケーションがとれないことです。

そこでMicrosoft 365 Business Basicであれば、その解決策となる機能、Microsoft Teamsを含めて利用可能です。離れた場所にいる社員同士で十分なコミュニケーションを取ることができるMicrosoft Teamsは、Web会議ツール・ビジネスチャットツールとして、コミュニケーションがとれない問題を解決してくれるでしょう。1～300ユーザーで利用される企業さま向けのサービスです。

製品紹介②Microsoft 365 Business Standard

コミュニケーションツールであるMicrosoft Teamsと、WordやExcelなどのOfficeを含んだ、テレワークのためのプランです。テレワークの際に生じる課題を全て解決することができる機能を備えています。

パソコンとインターネット環境さえあれば、自宅で資料を作ってそれをクラウド上で共有したり、他の人が作ったものを編集したり、Web会議を行ったり、ビジネスメールを送信したりすることができます。自宅だけでなく外出先・出張先など、Microsoft 365 Business Standardをご利用いただけるシーンは数多くあるでしょう。1～300ユーザーで利用される企業さま向けのサービスです。

Google Chat、Google Meet

次いでおすすめするのが、Google社が提供しているGoogle ChatとGoogle Meetです。
それぞれ、Google Chatはチャット機能を、Google Meet はWeb会議の機能を備えており、
マニュアルや使い方の事例なども充実しています。
ここでは、Google Chat、Google Meetを使えるサービスを1つご紹介します。

製品紹介③Google Workspace Business Starter 10IDプラン

NTTコミュニケーションズが提供する「Google Workspace Business Starter 10IDプラン」は、簡単操作のGmailと合わせて大容量30GBのストレージ、ビデオ会議、ファイル共有など、ビジネスに最適なツールを1つのパッケージにしたGoogleのクラウド型グループウェアです。

初期導入コストも運用の手間もかからず、1人あたり月額748円/ID（税込）ですぐに始められるため、中小企業、ベンチャー企業、店舗・小売業など、幅広い業種で導入されています。

コミュニケーションツール導入の成功事例

ここまでご紹介してきたツールを活用し、何社もの企業が社内コミュニケーションの活性化に成功してきました。

• Microsoft Teamsを利用することで、高いセキュリティを維持しながら、既存のシンクライアント環境と比較して快適なモバイルワーク環境を実現
• Google WorkspaceによってGoogle スプレッドシートやGoogle カレンダーとスムーズに連携しながらWeb会議を行うことができ、滞りなくテレワークへ移行

上記はその一例です。

以下のページでは注目の導入事例をご紹介しています。ご紹介してきたツールの活用事例や成功事例も掲載されていますので、ぜひご覧ください。
そのほかの成功事例・事例紹介はこちら

まとめ

テレワーク時代でも業務における成果を上げるためには、社内コミュニケーションの活性化は必須です。
そのために、社内コミュニケーションツールは大いに役立つでしょう。
この記事をきっかけに、自社の社内コミュニケーションツールについてぜひ見直してみてはいかがでしょうか。