2022.12.15
働き方改革が進む昨今、ますます業務効率化が求められるようになっています。そのためにはどのようなツールを導入すればいいのでしょうか。この記事で詳しく解説します。
ドコモビジネスオンラインショップの業務効率化特集はこちら
効率化といえばテレワーク！テレワークの質を高める関連サービス特集目次
業務効率化とは
業務効率化とは、業務の手順を見直したり、ツールを導入したりして、仕事を行う上での生産性を高める取り組みのことです。
さまざまな手法がありますが、この記事では、主にツールを導入することによる業務効率化について解説していきます。
まずは、業務効率化の基本的な知識について解説します。
業務効率化が求められる働き方改革
人材不足の解消や会社の利益向上につながる業務効率化は、経営層やマネジメント層にとっての重要課題であるとともに、働き方改革や長時間労働の是正が求められる昨今、従業員からも求められるようになっています。
従業員側が業務効率化を求める動きは、特に年齢が若い世代において無駄な作業や意図が不明確な業務を嫌う傾向があることも影響しているでしょう。
働き方改革を実現するために、そして従業員の定着率やモチベーションを上げるためにも、効率の悪い方法で行っている業務や実質的に無意味になっている作業を削減し、残す業務もより良い方法にシフトしていくことが必要です。
業務効率化と業務改善の違い
業務効率化と似た言葉に業務改善がありますが、どちらの言葉も多くの場合、業務における課題を改善し生産性を向上させる取り組みという意味で使われています。
生産性とは、業務にかける時間に対して生み出される成果物の良し悪しを見る指標のことで、例えば短時間で品質が高い成果物を生み出せることを生産性が高いと言えます。
業務効率化の進め方としては、その業務に割り当てる時間を短縮する方法がメインとなり、結果として付随するチェックやブラッシュアップに時間をかけられるようになり、同じ時間で成果物の品質を向上させられる効果も期待できます。
業務効率化ツールを導入する具体的なメリット
次に、業務効率化ツールを導入するメリットについて解説します。
そもそも、社内における業務上の工夫や改善活動と、業務効率化ツールの導入にはどのような違いがあるのでしょうか。
例えばExcelやスプレッドシートなどを使って営業先を管理したり、売り上げを記録したりしている場合、そのExcelのなかでマクロを組んだり計算式を活用して作業を改善することも可能ですが、そのためには改善方法を考える人や実行する人が必要となり、比較的軽微な効率化であるケースも多いでしょう。
一方で、業務効率化ツールは特定の業務に特化しており、該当の業務を劇的に効率化できる可能性があります。
具体的には、以下のような効果が期待できます。
- 計算や翻訳などの手作業を自動化できる
- ケアレスミスを減らせる
- 移動時間を削減できる
- 必要な情報にアクセスしやすくなる
- 社内コミュニケーションが活発になり意見を集めやすくなる
それぞれ、詳しくご説明していきます。
計算や翻訳などの手作業を自動化できる
そもそもExcelは表計算ソフトであり、計算を効率化するうえでの業務効率化ツールの代表格のようなものです。ツールに計算してもらえば間違いがなく、なおかつ時間も圧倒的に短縮できます。
このように、人が手作業で行うことの代わりに、ツールに作業してもらうことで業務効率化が図れる場合があります。AIの発展も大きく影響しており、計算のほかにも自動翻訳ツール、会話記録や文字起こしツールなどがあります。
ケアレスミスを減らせる
人が作業を行う場合、必ずミスが発生します。リスクマネジメントの観点では、ヒューマンエラーをゼロにすることは不可能であるため、いかにミスに気づけるか、どうやってミスによるリスクを抑えるかが念頭に置かれます。
しかし、ツールによる補助を受ければミスを減らすことができます。文章の簡単な校正や、メール送信時のチェック項目の追加などがイメージしやすいでしょう。
ついうっかり起こってしまうケアレスミスを、ツールの力で減らすことができるのです。
移動時間を削減できる
近年では、テレワークやリモートワークを導入している企業も増えてきました。感染症対策を理由にして、対面での営業を受けつけないという会社も増えています。
これを逆手にとって、オンライン営業やオンライン会議などを増やし、移動時間を減らして効率的に業務を進めるという方向に舵を切った企業があります。訪問営業からオンライン営業に切り替えたことによって大きく効率が上がり、営業件数が2倍以上になったという事例もあります。
Microsoft TeamsやZoomをはじめとしたオンライン会議ができるツールの普及によって、こういった移動時間削減という効率化が可能になったのです。
必要な情報にアクセスしやすくなる
社内Wikiや営業先管理を得意とするSFA（営業支援ツール）、名刺管理ツールなどを導入することで、求める情報にアクセスしやすくなります。
必要な情報を探している時間は、短ければ短いほどいいものです。必要な情報にアクセスしやすくするツールを使うことで、これらの無駄な時間を削減することができるでしょう。
社内コミュニケーションが活発になり意見を集めやすくなる
社内SNSやビジネスチャットなど、メールに変わるコミュニケーションツールを導入することも業務効率化を助けます。社員情報のポータルサイトを作ることも有効です。特に、会議の場ではなかなか言いにくいことやサービスに対する意見なども、気軽なコミュニケーション方法であれば発することが可能です。
こういったコミュケーションが活発になっていけば、次第に会議でも積極的に発言しやすい雰囲気が醸成されていくでしょう。
ドコモビジネスオンラインショップの業務効率化特集はこちら
効率化といえばテレワーク！テレワークの質を高める関連サービス特集生産性を高める業務効率化ツールの選び方・手順
業務効率化ツールを導入する際には、選び方も重要です。
ここではどのような観点で選べばいいか、解説していきます。
1.要件整理を行う
まずは、どのような目的で、何のためにツールを導入するのか、具体的にどういった状態にしたいのか、要件を整理します。
少ない人員で運用できるようにしたい、業務そのものにかかるリードタイムを短くしたい、作業のミスを減らして正確性を上げたいなど、要望はさまざまあるでしょう。
1つのツールだけですべての要望を満たすのは難しいですが、まずは求める要件を洗い出しておくことが重要です。
2.その業務の現状（目的と課題）を理解する
該当業務の現状を理解しておくのは重要なことです。最終的な目的は効率化ですが、どの工程や作業を改善できるかは、洗い出してみないと分からないためです。
一見無駄があるように思えても、実は必要な作業だったということもあり得ます。
反対に、整理したことで自動化しやすそうな作業が見つかることもあるでしょう。
なお、現状を把握する際には、必ず現場メンバーの声をヒアリングすることも重要です。そうしなければ机上での構想に終始してしまい、実際に導入してから現場から「まったく使えない」という意見が上がってしまう可能性があるためです。
3.効率化の優先順位を決める
現状を整理したことにより、何ができそうか、どこを効率化するべきかが見えてきたら、優先順位を決めます。おすすめの方法は、効果やインパクトの大小と実施難易度が簡単か難しいかでマトリクス図を描いてみることです。
インパクトが大きく、なおかつ実施難易度が簡単なものから優先的に着手すると、効率化を成功させやすくなります。反対に、インパクトが小さいにもかかわらず実施難易度が難しい施策は見送っても問題ないかもしれません。
4.自社の規模や課題に合うツールを選択する
効率化したい対象となる業務が定まってきたら、次はツールの選定段階です。
業務効率化ツールには、得意とする規模感やメンバー数（ID数）、適している課題があります。
自社や導入しようとしているチームの規模感、効率化で解決したい課題と照らし合わせてツールを選定するとよいでしょう。
5.導入の仕方を現場メンバーと相談して決める
ツール選定後、実際の導入に際しては必ず現場メンバーと相談し、現場の理解を得ながら進めて行くことが重要です。
現状把握の段階で、現場メンバーからのヒアリングで得られた意見を取り入れた結果であることも説明しながら導入して行くと、理解や協力を得やすいでしょう。
6.導入後のチェック体制を整える
業務効率化ツールを導入する目的は、課題を改善し生産性を向上させることであり、導入することそのものは手段にすぎません。実際に導入してみて効果があったか、もっと良い使い方はないかなど、定期的にチェックすることが重要です。
現場からツールの使い方で改善提案が行われており、意見が集まっているという場合もあります。そういった、実際にツールを運用してみて感じた意見も吸い上げながら、効率化を進めていきましょう。
業務効率化ツールのおすすめ3選
ここからは、実際に業務効率化に役立つおすすめのツールを3種紹介していきます。
グループウェア
グループウェアとは、グループ内のコミュニケーションの円滑化を図るツールのことです。
「社内コミュニケーションが活発になり意見を集めやすくなる」という点を効率化するために優れています。
ここでは、2つのツールをご紹介します。
Microsoft 365 Business Standard
コミュニケーションツールであるMicrosoft Teamsと、WordやExcelなどのOfficeを含んだ、テレワークのためのプランです。
テレワークの際に生じる課題をすべて解決することができる機能を備えています。PCとインターネット環境さえあれば、自宅で資料を作ってそれをクラウド上で共有したり、他の人が作ったものを編集したり、Web会議を行ったり、ビジネスメールを送信したりすることができます。
Google Workspace Business Starter 10IDプラン
「Google Workspace Business Starter」は、簡単操作のGmailと合わせて大容量30GBのストレージ、ビデオ会議、ファイル共有など、ビジネスに最適なツールを1つのパッケージにしたGoogleのクラウド型グループウェアです。
初期導入コストも運用の手間もかからず、1人あたり月額748円/ID（税込）ですぐに始められることから、中小企業、ベンチャー企業、店舗・小売業など、幅広い業種で導入されています。
テレワーク環境の整備
テレワーク環境を整備することで在宅勤務でもパフォーマンスを落とさずに業務を進められるようになります。そればかりか、テレワークを推進することで業種によっては「移動時間を削減できる」という効率化を図ることも可能です。
そんなテレワーク環境整備に役立つ、おすすめのツールを1つ見てみましょう。
MagicConnect
MagicConnectは、手元端末に会社PCのデスクトップ画面を呼び出して操作するリモートアクセスサービスです。
会社PCにプログラムをインストールするだけで、自宅・外出先のインターネットにつながったPCがオフィスPCに早変わり。社内データを持ち出すことなく、会社にいるのと同じように業務を安全に行えます。
成功事例・導入事例
業務効率化ツールなどの導入でどのような効果があったか、以下のページでは注目の導入事例をご紹介しています。ここまでご紹介してきたツールの導入事例も掲載されていますので、ぜひご覧ください。
注目の導入事例はこちら
まとめ
業務効率化はもはや経営課題というだけでなく、従業員からも求められるようになっています。
これから働き方改革やハイブリッドワークが浸透し、さらに年齢が若い世代の新たな価値観をもった新卒社員が増える時代には必要不可欠といえるでしょう。
これを機に、ぜひ自社内に業務効率化できる点はないか、ツール導入で効率化できないかを考えてみませんか。
