【法人向け】ファイル共有サービスの選び方からおすすめサービス、知るべきリスクを徹底解説！

テレワークや外出時の業務で、社外へファイル共有を行う必要があるという方も多いのではないでしょうか。その際、導入を検討するのがファイル共有サービスです。この記事では、ファイル共有における基礎知識やおすすめサービス、セキュリティ上の安全性について解説します。

ファイル共有方法の種類

働き方改革や感染症の世界的流行などによるワークスタイルの変化によって、社外にいながら重要なデータを扱ったり大容量のファイルを送信する機会が増えてきたという方も多いのではないでしょうか。

ファイル共有の方法はさまざまですが、どの方法にも長所や短所があります。重要なのは、それらの違いを知ったうえで、自社や自部署にとって適した手法を採用することです。

この記事では、ファイル共有についての基礎知識から、法人として満たしておきたい要件や知っておくべきリスク、そしておすすめのサービスを解説していきます。

まずは、ファイル共有の基本的な知識、方法について説明します。

メール添付

まず思いつくファイル共有方法として、必要なデータをメールに添付して送信することが挙げられます。ビジネスにおいて、いつ誰が誰に対して連絡したのかはっきりと証拠が残るメールでのやりとりは信頼性があります。

メリットは、責任の所在が明確化されること、添付されたデータは長期間保存されるためメールを削除しない限りデータにアクセスできること、などが挙げられます。
その一方でデメリットとしては、添付できるデータ容量はそれほど大きくないこと、メールを誤って削除してしまうとデータごと削除されてしまうこと、誤送信によって意図しない人にデータを送ってしまう情報漏洩リスクがあること、なども挙げられます。

チャット

メールよりも簡易的なデータのやりとり方法として、ビジネスチャット上にアップロードするという方法も取られます。

チャットのメリットは、簡単にやり取りできることです。
デメリットとしては、アップロードできる容量がそれほど大きくないサービスもあること、簡単に共有できるため情報漏洩が発生するリスクも大きいこと、チャットツールによってはデータ保存期間に期限や容量制限があり古いデータが消えてしまうこと、などが挙げられます。

USBメモリーなどの記録媒体

USBメモリーなどの物理的な記憶媒体を介したファイル共有が行われることもあります。
大容量のデータのやり取りにも適した方法です。

ただし、PCなどの機器に直接接続する必要があるため、複数人と一度にデータのやり取りを行うことや、遠隔地にいる人とやり取りを行うことには不向きです。
また、USBメモリーを介して感染するウイルスも多く、セキュリティリスクもあります。なかにはウイルス感染リスクを回避するため、会社のPCにUSBメモリーを接続すること自体を禁止している会社もあり、そのような会社とのやり取りに使用できないという二次的なデメリットも存在します。

ファイル転送サイト

送信者がファイル転送サービスのWebサイトにデータをアップロードし、URLとパスワードを発行して相手に伝え、そのURLにアクセスしてファイルをダウンロードしてもらうことでファイル共有を行う方法もあります。
これらができるような仕組みがファイル転送サイトです。

ある程度の大きな容量でもやり取りできるうえ、オンラインで、なおかつ複数人とやり取りすることが可能です。
一方で、利用するファイル転送サイト自体のセキュリティが高くなければ、アップロードしたデータが漏洩してしまう可能性があります。また、URLやパスワードを不正アクセスなどによって入手した第三者がデータを盗み見てしまうというリスクもあります。
上記のリスクを鑑みて、ファイル転送サイトの使用を禁止している会社も少なくありません。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、オンライン上のデータ保管庫（ストレージ）のことです。一見するとファイル転送サイトと似ているように感じるかもしれませんが、「自分のPC上のファイルストレージと同じように使える」という点で異なります。

メリットとしては、各種ファイルを自分のフォルダーにあるのと同じようなイメージで扱えること、複数人とオンラインでやり取りできること、権限付与によってアクセス対象者を絞ってセキュリティを高められることなどが挙げられます。
デメリットとしては、編集権限をもつ誰もがファイルに触れるために上書き失敗や更新ミスが起こりやすいこと、オンラインストレージの運営会社のセキュリティレベルに利用側のセキュリティ上の安全性が大きく依存してしまうことなどが挙げられます。

ファイル共有にはオンラインストレージがおすすめ

容量が小さなファイルのやり取りならばメール添付やチャットでも事足りるかもしれませんが、ビジネス上のファイル共有であればオンラインストレージがおすすめです。

なぜなら、もっとも手軽かつ直感的に理解しやすい方法で複数人と大容量のファイル共有が可能で、セキュリティリスクもサービス提供者を選定したり運用ルールを整えたりすることで回避可能であるためです。

オンラインストレージに関して詳しく知りたい方は下記の記事もご参照ください。
＞オンラインストレージとは？導入メリットと企業向けに選ぶポイントを解説

法人で注意すべきファイル共有サービスのセキュリティリスク

ファイル共有サービスとしてはオンラインストレージサービスを活用することがおすすめであることは前述したとおりです。

ここからは、ファイル共有サービスにおける覚えておきたいセキュリティリスクについて確認していきましょう。これを知っておくことで、後述する「押さえておきたい機能」についての理解を深めることができます。

ファイルの誤送信による情報漏洩

オンライン上にファイルをアップロードする際、誤ったファイルをアップロードしてしまうことによる情報漏洩のリスクがあります。
例えば、多くの社員がアクセス権限をもっているファイルフォルダーに、一部の役員のみしか閲覧が許されてない機密情報をアップロードしてしまい、どの社員でも閲覧できるようになってしまった、というような状況です。

これはヒューマンエラーによるリスクであるため、どのようなファイル共有方法を取ったとしても起こりえるリスクです。この情報漏洩事態を完全に防ぐことは不可能に近いでしょう。
アップロードのフローを整備する、アップロード直前にデータを確認する手順を設ける、またはそのような手順があるファイル共有サービスを使うという方法で発生リスクを抑えることができます。

また、万一発生してしまった場合には、いつ誰がそのファイルにアクセスしたかが分かるアクセス履歴機能があるサービスを利用して事故後の収束を迅速化することを目指すのもよいでしょう。

アクセス権限の不備による情報漏洩

アクセス権限が、本来想定されるものと異なっていたために情報漏洩が起こってしまうことがあります。

例えば、人事担当者のみがアクセス権限をもつはずのフォルダーに全社員アクセス権限が付与された、一般社員に管理職と同等のアクセス権限が付与されてしまった、というような状況です。

アクセス権限の付与が手作業で行われるとこのような情報漏洩事故につながりやすくなります。機械的に社員情報を読み取って権限を付与する、誤った権限が付与されていないか定期的に見直す、といった方法で防ぐことができるでしょう。

内部不正による書き換えリスク

アクセス権限が適正なものであったとしても、正しいアクセス権限をもったメンバーが不正を行ってしまう可能性もあります。

全社員が扱うファイルに直接手を加えて書き換えることになるため、業務上大きな影響が出てしまうかもしれません。意図的な不正ではなかったとしても、上書きミスや記載ミスでデータがずれてしまったり、消えてしまったりすることも起こりえます。

特定のデータに対して誰がアクセスして誰が書き換えたかの更新ログが残るようにしたり、書き換えられてしまった後のファイルを元の正しい状態に復元できるようにしたりといったバージョン管理機能によって、このリスクを抑えることが可能です。

ファイルサーバー自体のウイルス感染

ファイル共有サービスを運営している会社のサーバー自体がウイルスに感染してしまうという可能性もあります。そうなると、ファイル共有サービスを介して爆発的にウイルスが広まってしまうでしょう。

これに関しては、自社でウイルス対策を行って外部のウイルスへ対処できるようにしておくことで防ぐことができます。または、セキュリティ上信頼できる実績をもつファイル共有サービスや運営会社を選択するというのも手段の一つです。

ファイル保存時のトラブル

ファイル共有サービスでは、複数人が一つのフォルダーの一つのファイルにアクセスすることが可能になります。
これによって、大勢で同一のファイルを編集できるのですが、同時に複数人が同じファイルを開いてしまうと、ファイル保存時に誰か一つの保存のみが優先されてしまい、ほかの人の修正が反映されない場合があります。

このようなトラブルを防ぐためには、ファイルの編集権限を持つメンバーを決める、最終更新者が誰か分かるようにするといった運用上の取り決めで解決するのがよいでしょう。
また、ファイルが上書きされた際に、以前のバージョンに巻き戻せるバージョン管理機能があると、上書き更新ミスによるトラブルを減らせます。

法人向けのファイル共有サービスで押さえておきたい機能

ここまでは、ファイル共有サービスによって起こりうるリスクとその対応策について確認してきました。
基本的には、法人向けとしてファイル共有サービスを利用するのであれば前述した対応策につながるような機能を備えたサービスにすることがおすすめです。

先ほどはリスクに注目して確認してきましたが、ここでは機能面に注目して確認してみましょう。

社内外のアクセスをコントロールできる機能

最低限備えておくべき機能が、アクセス権をコントロールできる機能です。
これがなければ、安全なファイル共有を行うことは不可能に近くなります。

ファイルごとにアクセス権限を付与する機能のほか、ファイルに権限レベルを設定して個人のアクセス権限をレベル制にするといった手法もあります。
例えば、重要なファイルのアクセス権限はレベル3と設定し、役員や経営層はレベル3、管理職はレベル2、一般社員はレベル1、の権限を付与するといった具合です。

アクセス権限のなかでも、閲覧だけはできる、ダウンロードもできる、ファイルの編集もできる、というような段階分けがされているとより安全にファイル管理ができるようになります。

いつ誰がアクセスしたのかがわかるアクセス履歴機能

誰がいつ、どのファイルにアクセスして何をしたのかが分かるようにアクセス履歴ログを残す機能も有用です。これらの履歴が残っていると周知するだけでも、悪意ある不正への抑止力となります。

それだけでなく、誤ったアクセス権限が付与されたメンバーが不要な情報を秘密裏にダウンロードしていた場合でも、悪用される前に被害を食い止めたり、被害の広がりを抑えたりすることにもつながるでしょう。

そのほか、誰がどの段階でファイルを操作したのかを把握できることによって、意図しない保存ミスなどヒューマンエラーによるミスのリカバリーにも役立ちます。

二要素認証などの認証機能

IDによるログインやパスワードだけでなく、メールアドレスへのワンタイムパスワードや社用スマートフォンの番号宛ての承認メッセージ送信など、二要素以上の認証を用いることでセキュリティレベルを高めることができます。

不正アクセスを抑止できるほか、操作ミスで別のアカウントに入ってしまうといった、ヒューマンエラーによる情報漏洩を防ぐことにもつながります。

間違えて更新しても復元できるバージョン管理機能

「アクセス履歴機能」では、誰がアクセスしたかを記録することで意図しないヒューマンエラーによるミスのリカバリーに役立つとお伝えしました。

バージョン管理機能は、さらに具体的な解決策となります。

ログ管理機能によって、どの段階までは正常なデータだったのかを知ることができ、バージョン管理機能で正常な状態まで巻き戻すことができるのです。

当然ながら、このバージョン管理機能は操作ミスなどによる間違いだけでなく、悪意ある書き換えなどの不正行為に対しても有効なデータ回復手段です。

災害時も影響を受けないリスク分散機能

ファイル共有サービスを使って、社員のPC上にデータを保存せず、権限があればだれでもアクセスできるオンライン上に保存しておくことは、災害時の事業継続性を高めることに大いに役立ちます。

特定の個人が出社できなかったり、その社員のPCが壊れてしまったりしても、データが安全に確保されているからです。

加えて、データを保存しておくオンラインサーバーが複数存在していたり、バックアップがとられていたりすると、さらに事業継続性や災害耐性が高まります。

オンライン上にデータを保存しておくサーバーそのものが災害によって被害を受ける可能性がありますが、その際でも複数のサーバーでデータ同期がとれているなら、すぐにデータを復旧できるためです。

ファイル共有サービスの無料と有料の違い

ファイル共有サービスには、無料のものと有料のものがあり、また有料サービスにも無料プランがある場合もあります。無料サービスと有料サービスにはどのような違いがあるのでしょうか。

大きな違いは2点あります。
1つめは機能面です。前項では、ファイル共有サービスが備えておくべき機能について確認してきました。有料サービスでは、この記事で紹介したような有用な機能を備えていることが多くなり、機能も高性能になります。無料サービスでは、いずれかの機能がなかったり、それほど実用的なレベルで実装されていなかったりするのが一般的です。

2つめは、扱えるデータ容量、データを保存しておける期間の長さ、利用できるユーザー数の違いなどです。無料サービスの場合、有料サービスのものよりも保存できるデータ容量が少なく、データ保存期間に期限があり、利用可能ユーザー数も少なくなります。有料サービスの場合は保存できるデータ容量や利用可能ユーザー数が無制限であったり、アクセス権限を細かく設定できたり二要素認証対応などセキュリティ機能も高性能で、ビジネスで安心して利用することができます。

これらの違いを考え合わせると、法人としてファイル共有サービスを利用するなら、やはり有料サービスを選んだほうが無難でしょう。

法人向けファイル共有サービスでおすすめサービス2選

ここからは、これまで解説してきた法人向けファイル共有サービスが備えていてほしい機能をもったおすすめサービスを2つ、ご紹介していきます。

サービス紹介①Box over VPN Business Plusプラン インターネット型(Web限定・1年契約)

Boxはストレージ容量無制限で社内・取引先とのファイル共有や業務アプリケーションとのシームレス連携を可能にするクラウド上のファイルコンテンツ運用・管理基盤です。
Boxを使用すれば、あらゆる種類のファイルをオンラインで容量無制限で保存し、PC、スマートフォン、タブレットなどから、いつでもどこでも簡単にファイルにアクセスできます。
100種類以上のアプリケーションに対応した強力なプレビュー機能により、アプリが搭載されていない端末でもコンテンツの閲覧が可能です。
写真やビデオから機密情報に至るまですべてのファイルを、デスクトップと同様に、フォルダーごとにオンラインでセキュアに管理できます。

サービス紹介②Bizストレージ ファイルシェア 2GB お手軽導入プラン

「Bizストレージ ファイルシェア」は、1サービスで「ファイル送受信」機能と「共有フォルダー」機能を搭載。
ビジネスで使う画像や動画を貼りこんだプレゼン資料やCADデータなどの大容量データに加え、契約書や注文データなどの機密データも、高いセキュリティ対策と国内設置の堅牢なデータセンターにて24時間365日監視による運用だから安心してご利用いただけます。
Webブラウザー上でファイルのアップロード、ダウンロードを行うSaaSサービスだから手軽に始められ、認証機能や承認機能も具備しているためセキュリティルールの適用も容易です。

ファイル共有サービスの比較表

本記事でおすすめした２つのファイル共有サービスの比較ポイントを表でまとめましたので、選ぶときの参考にしてみてください。

まとめ

テレワークが浸透し、ワークスタイルが変化している昨今。社外からでも安全にファイル共有ができるサービスを選定することは、企業の信頼性を確保するために急務となってきています。
この記事をきっかけに、自社のファイル共有サービスに関して見直してみてはいかがでしょうか。