とかく”属人化”しがちな営業は、DXの力で”共有化”できる

営業職はとかく“属人化”しやすい職種のため、チームで情報が共有しづらい傾向にあります。しかし、営業管理ツールでDX化すれば、チームで最新の情報を共有することも可能です。

とかく属人的になりがちな営業を、どうやって管理する？

営業の仕事は、とかく“属人化”しがちです。担当者が個人の裁量で顧客にアプローチできるため、良くいえば自由度の高い職種ではありますが、悪く言えば個人で業務を抱えてしまう一面もあるため、どの企業の誰にアプローチをしているのか、商談がどこまで進んでいるかなど、業務の進捗状況はたとえ上司や同僚であっても簡単にはわかりません。

特にテレワークを実施している企業の場合は、営業担当者がオフィスに出勤する機会が減ってしまい、メンバーの動きはさらに見えづらくなっていることでしょう。営業メンバーがオフィスに集まることが少なくなることで、メンバー同士でスキルやノウハウを教え合ったり、あるいは交換した名刺情報を営業同士で共有し合うことも、簡単にはできなくなっています。

こうした問題を解決するために、営業活動を支援するツールを導入し、営業をDX化している企業も多いはずです。たとえば、名刺管理ツールやSFA（営業支援システム）で、営業先の情報や営業活動のフローを可視化する取組みも、営業のDX化に含まれます。

しかし、こうしたDXツールの中には、名刺データを手作業で登録したり、交渉内容を詳しく入力したりするなど、営業担当者に多くの作業の負担を強いるものもあります。状況が変わる度に面倒な入力作業が求められるのであれば、営業担当者も好んでそのツールを使わなくなってしまい、正確なデータが蓄積できません。結局、そのツールを使わなくなってしまい、無用の長物となってしまうケースも十分にあり得る話です。

つまり、営業をDX化するために、まずは日々の業務の負荷にならないツールを選定する必要があるといえるでしょう。

名刺を撮影するだけで、“ほぼ100%”の精度で登録完了

営業担当者の日々の業務の負荷にならないDX化ツールとは、どのようなものなのでしょうか？ 今回は、ドコモビジネスオンラインショップの「dX商談・名刺管理」というツールを例に見てみましょう。

「dX商談・名刺管理」は、法人営業に求められるデータ統合・連携・活用に関する機能を搭載したSaaSツールです。特徴のひとつに、データベースが手軽かつ正確に構築できる点があります。

たとえば、営業担当者が顧客情報をデータベースに登録する際は、名刺を撮影し、アップロードするだけで、会社名や担当者名が自動的に登録されます。名刺データの内容は、専任のオペレーターがチェックし、補正を行うため、入力精度は“ほぼ100%”です。

名刺交換がしづらいWeb会議の場合は、QRコードとカメラ撮影を用いることで、非対面での名刺交換をサポートする機能も備えています。登録された名刺情報には、営業報告も紐づけて管理できるため、営業プロセスが可視化でき、メンバー間で共有できます。

さらに、営業担当者への通知機能も備えています。たとえば、商談状況に変化があった場合や、登録された顧客データの中に、自社のWebサイトを閲覧している確度の高い顧客がいた場合に、自動的に営業担当者に通知が届けられる仕組みとなっています。

タスクのリマインドや失注の原因分析、若手の育成にも活用できる

「dX商談・名刺管理」は、株式会社ハンモックが開発した、ホットプロファイルというサービスを採用しています。そこで、今回は同サービスを導入し、営業改革を進めている企業の事例を見てみましょう。

情報通信事業を展開しているA社では、これまで顧客情報を全社で共有する仕組みがなく、メールを用いて担当者同士で行っていました。しかし、ほかのメールに埋もれてしまい検索に時間を要してしまうため、担当の引継ぎがスムーズにいかず、情報共有も一部のメンバーだけに限られていました。

こうした状況を打開するため、同社はシンプルで使いやすく、名刺管理と営業報告を行えることからサービスの導入を決断。その結果、案件ごとの営業活動や商談状況などが可視化できるようになり、見積もり後のアクションが起こしやすくなったといいます。

同社は現在、営業活動を見える化したことで得たデータを、案件が失注してしまった際の分析や、若手の育成にも活用しています。さらに、上司からの指示をタスクとして登録し、担当者がそのタスクを忘れないよう、リマインダーとしてアラートを鳴らす機能を活用することで、営業メンバーの業務をフォローする体制を構築しました。もちろん「dX商談・名刺管理」でも同様の業務改善や効果が期待できます。

「dX商談・名刺管理」は、顧客情報や営業情報の入力における負荷を抑えながら、営業のDX化を推進するツールで、特に新規顧客との接触が多い企業では有効です。紙やExcelといった、アナログな営業手法に頼っていたり、現在使用している営業ツールがうまく運用できていないのであれば、「dX商談・名刺管理」の導入は自社の営業改善に大いに役立つはずです。